Toma de notas: ¿cómo optimizarla para vender más?

¿Ha analizado alguna vez la oficina de su colega? Echa un vistazo. Normalmente, deberías encontrar: hojas sueltas, un cuaderno o post-its. En sí, sólo cosas escritas a mano...

Como puedes ver por el título, hoy hablamos de tomar notas y optimizar la retroalimentación de la información.

Este es sin duda el proceso más complicado de optimizar, ya que el método de toma de notas es único para cada vendedor. Y sin embargo, en el mundo de la empresa, es más que crucial optimizar y armonizar la toma de notas para liberarse de una carga mental demasiado pesada y compartir la información sobre los clientes con el mayor número de personas posible.

De hecho, esta es la mayor lucha de los responsables de ventas: formar a los equipos para que estén plenamente capacitados para tomar notas de forma eficaz durante las reuniones y simplificar la forma en que registran la información en el CRM.

Ahora que estamos de acuerdo en el tema, ¿cómo optimizamos y armonizamos nuestra toma de notas?

Tomar notas en directo. Anotar información sin seguir una estructura determinada ya es un comienzo. Si no eres un experto en este campo, no te estreses, se puede aprender y, como en el deporte, el rendimiento no llega sin entrenamiento.

En este artículo, compartiré contigo algunos consejos sobre cómo hacer de tu toma de notas una baza para vender más y mejor. Pero, empecemos quizá por lo básico.

‍¿Por quées esencial la toma de notas para un vendedor?‍

Víctimasdel olvido

Puedes ser el rey de la escucha activa, pero sin una toma de notas eficaz, corres el riesgo de perder oportunidades de oro. ¿Sabías que a los 20 minutos de conversación ya has olvidado el 40% de lo que se ha dicho? Y cuanto más tiempo pasa, más memoria se pierde. Después de 9 horas, se pierde más del 60% de la información clave. Entonces, ¿qué puede hacer para evitar que se le olvide? Es sencillo, ¡tomar notas concretas!

Y eso no es todo, tomar notas también es dar una buena impresión a tus clientes. Si usted se olvida, ellos se olvidan. Pero si eres tú quien toma las notas, eres el profesional que puede ayudarles a recordar detalles importantes. Y en la relación con el cliente, esto tiene un valor incalculable a largo plazo.

‍Oportunidades perdidas por no tomar notas de forma óptima‍

Si no tomas (o no tomas) notas durante una llamada, pierdes información. Y, por tanto, oportunidades perdidas. Así que, para maximizar sus posibilidades de firmar nuevos contratos, tome notas legibles, pertinentes y estructuradas. Así evitará perder tratos.

Y para convencerte de la importancia de tomar notas de forma óptima, imagina este escenario: quieres firmar un contrato con un nuevo cliente, pero olvidas que te mencionó su apretada agenda y su dificultad para responder durante el día. Llamas varias veces sin éxito, mientras que un competidor, que ha tomado notas, envía un correo electrónico perfectamente orientado y obtiene la respuesta del cliente.

¿A qué vendedor responderá el cliente? No seas ese vendedor que pierde tratos por no tomar bien las notas.

Por último, ten en cuenta que unas notas bien estructuradas pueden ayudar a toda la empresa, facilitando la colaboración, impulsando la productividad y aumentando los ingresos. Haz que tus notas sean legibles, relevantes y ¡compártelas!

Notas eficaces para ayudar a toda la empresa‍

Más allá de los vendedores en contacto directo con los clientes, la toma de notas también puede ayudar al resto de la empresa. Por ejemplo, marketing podría enviar campañas aún más específicas, el jefe de ventas tendrá una mejor visibilidad sobre el pipeline de cada comercial, otros miembros del equipo de ventas pueden utilizar la información transcrita para encontrar nuevos argumentos,...

En última instancia, tomar notas mejora la colaboración, aumenta la productividad e incluso puede incrementar los ingresos a través del rendimiento y las ventas. Así que toma notas y compártelas.

‍Cómo optimizar latoma de apuntes en 4 pasos‍

Para personalizar sus ventas y maximizar sus posibilidades de éxito, descubra nuestra metodología de toma de notas en 4 pasos.

1. Utilizar un método coherente para tomar notas

Es importante utilizar un método coherente de tomar notas para facilitar su comprensión y uso posterior.

Intenta utilizar una estructura clara y coherente para tus notas, utilizando viñetas y subtítulos para dividir la información importante.

Nuestro método: crear plantillas para tomar notas.

Hay que prepararse para una reunión con un cliente. Encuentre los argumentos adecuados, repase las necesidades y, por supuesto, identifique toda la información que desea recuperar tras la reunión.

Lo bueno de este tipo de reuniones, ya sean llamadas de descubrimiento o de demostración, es que el formato es el mismo siempre. Así que no dudes en crear una plantilla con todos los puntos a tratar. Esto le permitirá estructurar sus reuniones al mismo tiempo que simplifica la recopilación de información.

Durante la conversación telefónica, sólo tendrá que rellenar estos diferentes apartados sobre la marcha.

La captura que ves es nuestra aplicación de toma de notas para comerciales. La aplicación le permite crear plantillas predefinidas que sólo tiene que seleccionar al iniciar la llamada. Le ahorra tiempo, estructura su toma de notas y, como ventaja adicional, todas las notas se sincronizan al instante con su CRM‍.

Evita las frases completas y escribe sólo lo esencial‍.

Aunque cada uno tiene su propia técnica para tomar notas, transcribir toda la conversación es realmente una mala práctica que debería estar prohibida. Así que olvídate de este método y ve al grano.

Sus notas deben ayudarle a saber qué decir, cómo decirlo y cuándo decirlo. Para ello, sólo debe anotar lo que sea importante, procesable y perspicaz. Por ejemplo, la disponibilidad del cliente para una próxima cita, su reticencia a pagar el precio propuesto, su mala experiencia con un competidor, las acciones que hay que emprender, etc.

Para esta información esencial, no es necesario que utilices frases completas. Utiliza abreviaturas, palabras clave que tengan sentido para ti y omite las palabras vacías (como el, la, de, una, ...). Y para las acciones a realizar, utiliza verbos.

Un consejo: antes de concluir la llamada, repasa mentalmente tus notas e identifica los datos. No dudes en resumir la información a tu cliente y/o pedirle que repita la información esencial. Así estarás seguro de haberla transcrito con eficacia.

‍Completa yenriquece tus notas después de cada interacción con el cliente‍

Es importante tomar notas lo antes posible después de cada interacción con el cliente. Esto le ayudará a recordar los detalles importantes de la conversación y a mantenerse al tanto del progreso de cada cliente a lo largo del ciclo de ventas.

Otro consejo es hacer un análisis rápido después de cada llamada o reunión. La idea es aclarar tus sentimientos sobre la reunión. Por ejemplo, puedes hacerte las siguientes preguntas:

• ¿Fue un éxito?
• ¿Está realmente interesado?
• ¿Hay alguna objeción a la que no haya podido responder?
• ¿Qué debe mejorar para la próxima convocatoria?

En cualquier caso, es importante que revise y actualice sus notas con regularidad para asegurarse de que dispone de la información más actualizada y precisa sobre cada cliente. Intente revisar sus notas al menos una vez a la semana para asegurarse de que está al día de las actividades de cada cliente.

Utilice una aplicación para tomar notas

Existen muchas aplicaciones para tomar notas que pueden ayudarte a organizarlas y facilitar su búsqueda y uso. Intenta utilizar una app para tomar notas que se adapte a tu uso.

El objetivo: ayudarle a tomar mejores notas, ahorrar tiempo, organizarlas y facilitar el acceso a ellas.

Esta es una de las razones por las que hemos desarrollado Livenotes. A través de esta aplicación, puede tomar notas fácilmente en tiempo real, compartir información con sus colaboradores, sincronizar sus transcripciones en el CRM o utilizar plantillas. Al ahorrarle tiempo y enriquecer sus herramientas comerciales, Livenotes le permite centrarse en lo esencial y convertir más.

‍Actualiza tuCRM en cuanto acabe la reunión‍

¿Eres fan del papel gratis? Ya hemos hablado de ello al principio... pero ¿por qué no? Por otro lado, es probablemente el método menos eficaz en términos de productividad. Por un lado, porque corres el riesgo de perder los post-its. Por otro, porque encadenarás llamadas una tras otra. Entonces, ¿cómo saber qué información pertenece a cada cliente? Por otro lado, porque escribir a mano es mucho más lento que tomar notas en un ordenador.

Como ves, transcribir a mano tus conversaciones de negocios es una pérdida de tiempo y de información. Muchas razones para optimizar la toma de notas con herramientas digitales.

Y para ganar en productividad y rendimiento, tendrá que transcribir sus notas en un soporte duradero. De este modo, la conversación con tu cliente estará al alcance de todos. Y si tienes acciones pendientes, puedes programar recordatorios a través del CRM.

Pero abrir el CRM, seleccionar el cliente adecuado y organizar las notas lleva su tiempo. Por no hablar de que el área de comentarios no siempre es fácil de usar.

Por todas estas razones hemos creado Livenotes, nuestra aplicación de toma de notas aumentada. Puede tomar notas directamente en plantillas dedicadas a cada situación. Una vez finalizada la reunión, basta con hacer clic en "enviar a CRM", ¡y ya está! Gracias a Livenotes, ahorras un tiempo precioso y tu CRM se enriquece.

Ya está, se acabaron las excusas para no tomar notas perfectas y conocer a la perfección a sus clientes actuales y potenciales.

Lo mejor,

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