Eficacia comercial
4 min. de lectura

Toma de notas: ¿cómo optimizarla para vender más?

Paul Berloty
Publicado el
10/6/2024
Un vendedor toma notas durante una reunión con un cliente para comprender mejor las necesidades y preferencias de la otra persona

¿Ha analizado ya las oficinas de sus colegios? ¡Ve a echar un vistazo! Normalmente encontrarás: hojas sueltas, un cuaderno o post-its. En sí, sólo cosas escritas a mano...

Como puede ver por el título, hoy hablamos de tomar notas y optimizar el feedback.

Este es sin duda el proceso más complicado de optimizar, ya que el método de toma de notas es único para cada vendedor. Y sin embargo, en el mundo de la empresa, es más que crucial optimizar y armonizar la toma de notas para liberarse de una carga mental excesiva y compartir la información sobre los clientes con el mayor número de personas.

Esta es la mayor lucha de los responsables de ventas: apoyar a los equipos para que estén plenamente capacitados para tomar notas eficaces durante las reuniones y simplificar la forma de registrar la información en el CRM.

Ahora que estamos de acuerdo en el tema, ¿cómo optimizamos y armonizamos nuestra toma de notas?

Tomar notas en directo. Anotar información sin seguir una estructura determinada ya es un comienzo. Si no eres un experto en este campo, no te estreses, se puede aprender y, como en el deporte, el rendimiento no llega sin entrenamiento.

En este artículo, compartiré contigo algunos consejos sobre cómo hacer de tu toma de notas una baza para vender más y mejor. Pero quizá deberíamos empezar por lo básico.

‍¿Porqué esesencial tomar notas para un vendedor?‍

Víctimasdel olvido

Puede que seas el rey de la escucha activa, pero sin una toma de notas eficaz corres el riesgo de perder oportunidades de oro. ¿Sabías que a los 20 minutos de conversación ya has olvidado el 40% de lo que se ha dicho? Y cuanto más tiempo pasa, más memoria se pierde. Después de 9 horas, se pierde más del 60% de la información clave. Entonces, ¿qué puede hacer para evitar que se le olvide? Muy sencillo: ¡tomar notas sólidas!

Y eso no es todo, tomar notas también es dar una buena impresión a tus clientes. Si usted se olvida, ellos también. Pero si eres tú quien toma las notas, eres el profesional que puede ayudarles a recordar detalles importantes. Y en la relación con el cliente, esto tiene un valor incalculable a largo plazo.

‍Oportunidades perdidas por no tomar notas de forma óptima‍

Si no tomas (o no tomas) notas durante una llamada, pierdes información. Y, por tanto, oportunidades perdidas. Así que, para maximizar sus posibilidades de firmar nuevos contratos, tome notas legibles, pertinentes y estructuradas. Así evitará perder tratos.

Y para convencerte de la importancia de tomar notas de forma óptima, imagina este escenario: quieres firmar un contrato con un nuevo cliente, pero olvidas que te ha mencionado su apretada agenda y su dificultad para responder durante el día. Llamas varias veces sin éxito, mientras que un competidor, que ha tomado notas, envía un correo electrónico perfectamente orientado y obtiene la respuesta del cliente.

¿A qué vendedor responderá el cliente? No seas ese vendedor que pierde tratos por no tomar bien las notas.

Por último, ten en cuenta que unas notas bien estructuradas pueden ayudar a toda la empresa, facilitando la colaboración, impulsando la productividad y aumentando la facturación. Haz que tus notas sean legibles, relevantes y ¡compártelas!

Notas eficaces para ayudar a toda la empresa‍

Más allá de los vendedores en contacto directo con los clientes, la toma de notas también puede ayudar al resto de la empresa. Por ejemplo, marketing podría enviar campañas aún más específicas, el jefe de ventas tendrá una mejor visión del pipeline de cada comercial, otros miembros del equipo de ventas pueden utilizar la información transcrita para encontrar nuevos argumentos,...

En última instancia, tomar notas mejora la colaboración, aumenta la productividad e incluso puede incrementar los ingresos a través del rendimiento y las ventas. Así que toma notas y compártelas. 

‍Cómooptimizar la toma de notas en 4 pasos‍

Para personalizar sus ventas y maximizar sus posibilidades de éxito, descubra nuestra metodología de toma de notas en 4 pasos.

1. Utilizar un método coherente para tomar notas

Es importante utilizar un método coherente de tomar notas para facilitar su comprensión y uso posterior.

Intenta utilizar una estructura clara y coherente para tus notas, utilizando viñetas y subtítulos para dividir la información importante.

Nuestro método: crear plantillas para tomar notas.

Hay que preparar una reunión con el cliente. Encuentre los argumentos adecuados, repase las necesidades y, por supuesto, identifique toda la información que desea obtener tras la reunión.

La ventaja de este tipo de reuniones, ya sean de descubrimiento o de demostración, es que el formato es siempre el mismo. Así que no dudes en crear una plantilla con todos los puntos a tratar. Esto le permitirá estructurar sus reuniones, pero también simplificar la recopilación de información.

Durante la conversación telefónica, sólo tendrá que rellenar estos diferentes apartados sobre la marcha.

Captura de pantalla de una plantilla generada por Livenotes

La captura que ves es nuestra aplicación de toma de notas para comerciales. La aplicación le permite crear plantillas predefinidas que sólo tiene que seleccionar al iniciar la llamada. Le ahorra tiempo, estructura su toma de notas y, además, todas las notas se sincronizan al instante con su CRM.

Evita las frases completas y escribe sólo lo esencial‍.

Aunque cada uno tiene su propia técnica para tomar notas, transcribir toda la conversación es realmente una mala práctica que debería estar prohibida. Así que olvídate de este método y ve al grano.

Sus notas deben ayudarle a saber qué decir, cómo y cuándo. Para ello, sólo debe anotar lo que sea importante, procesable y perspicaz. Por ejemplo, la disponibilidad del cliente para una próxima cita, su reticencia a pagar el precio propuesto, su mala experiencia con un competidor, las acciones que hay que emprender, etc.

Para esta información esencial, no es necesario que utilices frases completas. Utiliza abreviaturas, palabras clave que tengan sentido para ti y omite las palabras vacías (como el, la, de, una, ...). Y para las acciones a realizar, utiliza verbos.

Un consejo: antes de concluir la llamada, repase mentalmente sus notas e identifique los datos. No dudes en resumir la información a tu cliente y/o pedirle que repita la información esencial. Así te asegurarás de que has transcrito la información con eficacia.

‍Completay enriquece tus notas después de cada interacción con el cliente‍

Es importante tomar notas lo antes posible después de cada interacción con el cliente. Esto le ayudará a recordar detalles importantes de la conversación y le mantendrá al día sobre el progreso de cada cliente a lo largo del ciclo de ventas.

Otro consejo es hacer un análisis rápido después de cada llamada o reunión . La idea es aclarar tus sentimientos sobre la reunión. Por ejemplo, puedes hacerte las siguientes preguntas: 

  • ¿Fue un éxito? 
  • ¿Está realmente interesado? 
  • ¿Hay alguna objeción a la que no haya podido responder? 
  • ¿Qué debe mejorar para el próximo llamamiento?

En cualquier caso, es importante revisar y actualizar las notas con regularidad para asegurarse de que dispone de la información más actualizada y precisa sobre cada cliente. Intente revisar sus notas al menos una vez a la semana para asegurarse de que está al día de las actividades de cada cliente.

Utilizar una aplicación para tomar notas

Existen muchas aplicaciones para tomar notas que pueden ayudarte a organizarlas y facilitar su búsqueda y uso. Intenta utilizar una aplicación para tomar notas que se adapte a tu propósito.

El objetivo es ayudarle a tomar mejores notas, ahorrar tiempo, organizarlas y facilitar el acceso a ellas.

Livenotes se ha desarrollado teniendo esto en cuenta. A través de esta aplicación, puede tomar notas fácilmente en tiempo real, compartir información con sus colegas, sincronizar sus transcripciones en el CRM o utilizar plantillas. Al ahorrarle tiempo y enriquecer sus herramientas empresariales, Livenotes le permite centrarse en lo esencial y convertir más.

Livenotes, la aplicación de toma de notas aumentada dedicada a los equipos de ventas.

‍Actualicesu CRM en cuanto termine la reunión‍

¿Eres fan del papel gratis? Ya hemos hablado de ello al principio... pero ¿por qué no? Por otro lado, es probablemente el método menos eficaz en términos de productividad. Por un lado, porque corres el riesgo de perder los post-its. Por otro, porque vas a hacer una llamada tras otra. Entonces, ¿cómo saber qué información pertenece a cada cliente? En segundo lugar, porque escribir a mano es mucho más lento que tomar notas en un ordenador.

Como ves, transcribir a mano tus conversaciones de trabajo es una pérdida de tiempo y de información. Muchas razones para optimizar la toma de notas con herramientas digitales. 

Y para aumentar la productividad y el rendimiento, tendrá que transcribir sus notas a un soporte duradero. De este modo, la conversación con el cliente estará al alcance de todos. Y si tienes acciones que realizar, puedes programar recordatorios a través del CRM. 

Pero abrir el CRM, seleccionar el cliente adecuado y organizar las notas lleva su tiempo. Por no hablar de que el área de comentarios no siempre es fácil de usar.

Por todas estas razones hemos creado Livenotes, nuestra aplicación aumentada para tomar notas. Puede tomar notas directamente en plantillas dedicadas a cada situación. Una vez finalizada la reunión, sólo tiene que hacer clic en "enviar a CRM", ¡y ya está! Gracias a Livenotes, ahorrará un tiempo precioso y su CRM se enriquecerá.

Ahora ya no tiene excusa para no tomar notas perfectas y conocer al dedillo a sus clientes y clientes potenciales.

Hasta pronto.

Paul Berloty
Director General y cofundador
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