Parece que los equipos de ventas no juegan a los dados. Y, sin embargo, cada año (o con más frecuencia) se les pide que hagan predicciones aleatorias...

Es un hecho: las previsiones de ventas son con demasiada frecuencia una cuestión de magia (en el mejor de los casos), o de pura casualidad (en el peor). Sin embargo, muchos departamentos y directivos confían en estas previsiones de ventas y costes para desarrollar sus estrategias y distribuir sus presupuestos. Por no hablar del impacto operativo en el rendimiento de las ventas. Suficiente para dar dolores de cabeza a los directivos.

Buenas noticias: ¡no tiene por qué ser así! Es posible formular previsiones de ventas precisas teniendo en cuenta los datos pertinentes -visibilidad de las oportunidades mediante una herramienta de revisión de tuberías, clientes potenciales cualificados, gestión de gastos, etc.- y elaborar previsiones convincentes, con objetivos realistas en su interior. - y elaborar una previsión convincente, con objetivos realistas en su interior. El resultado es una previsión convincente, con objetivos realistas.

Es una forma de que los equipos de ventas dejen de adivinar y optimicen la gestión de sus procesos de venta. Siempre que dispongan de los métodos de previsión adecuados... ¡y de las herramientas adecuadas!

¿Qué es una previsión comercial?

¿Qué empresa no necesita mirar al futuro? Grande o pequeña, toda organización necesita formular una previsión de ventas para garantizar una toma de decisiones informada y asegurar su supervivencia a largo plazo. En eso consiste la previsión, o el arte de elaborar previsiones de ventas precisas.

Definición de la previsión de ventas

Una previsión de ventas es un ejercicio de predicción de ventas futuras. Podríamos llamarlo "previsión" para simplificar, pero la expresión ha pasado a formar parte del lenguaje comercial cotidiano.

Obviamente, estas previsiones no se basan en palabrería. Tienen en cuenta diversos indicadores, como el pipeline del vendedor o la duración del ciclo de ventas. Una versión más elaborada, la previsión rodante (adopta la forma de una previsión rodante. ¿El objetivo? Tener una visión continua y óptima de la previsión de ventas de cada equipo.

¿Por qué prever?

Con este documento, la empresa puede estimar sus ventas y fijar su presupuesto para el año siguiente. Por su parte, el equipo de ventas lo utiliza para fijar sus objetivos de ventas para el periodo siguiente. Es, por tanto, una herramienta de toma de decisiones, un pilar de la gestión operativa y una palanca del rendimiento de las ventas.

Básicamente,una previsión comercial le permite...

- Anticipar la demanda y las tendencias del mercado, para optimizar la planificación de las ventas.

- Encuentre nuevas oportunidades.

- Mejor control de los gastos.

- Identificar posibles problemas, utilizando un sofisticado modelo de previsión de ventas.

- Evaluar el rendimiento (comparando las previsiones con los resultados reales) para fijar objetivos más coherentes.

- Impulse el proceso de venta.

- Orientar el desarrollo de la empresa (ideal cuando se planea conquistar un nuevo mercado).

¿Cuáles son los métodos de previsión de ventas?

Una cosa es cierta: las buenas previsiones de ventas deben basarse en métodos bien perfeccionados. ¿Cuáles debe utilizar para elaboraruna previsión de ventas?

Métodos cualitativos

Un estudio cualitativo tiene en cuenta las previsiones basadas en el juicio humano y el estudio del comportamiento. Es lo que se conoce comoprevisión intuitiva cuando se pide a los comerciales que elaboren sus propias previsiones, pero también pueden participar otros departamentos (sobre todo el equipo de marketing). Puede faltar precisión, pero los datos derivados suelen ser útiles.

Métodos cuantitativos

Estos métodos de previsión de ventas se basan en fórmulas matemáticas y en datos históricos y/o actuales, como el rendimiento real de las ventas. Este modelo de previsión se distingue por su alto grado de precisión, pero requiere la actualización de su marco de referencia para obtener información relevante. El análisis cuantitativo puede adoptar varias formas:

- El método de los datos históricos (previsión histórica) consiste en integrar los datos de periodos anteriores, añadiendo un coeficiente de crecimiento de las ventas para reflejar mejor el mercado.

- Las previsiones renovables adaptan constantemente su periodo de referencia para tener en cuenta la evolución del mercado, lo que distingue este enfoque del plan de previsiones clásico. La aplicación de rolling forecast refuerza la resistencia de la empresa y su capacidad para aprovechar las oportunidades.

- El análisis de series temporales se utiliza para hacer previsiones, incorporando no sólo las ventas futuras, sino también los gastos futuros en gestión de inventarios y pedidos, la cadena de suministro, etc.

- El método de previsión con indicadores clave de rendimiento (KPI) consiste en analizar diversas señales para obtener información específica. Por ejemplo: la tasa de ganancias en cada etapa del ciclo de ventas, el número de oportunidades firmadas en el mismo periodo, la duración media del ciclo de ventas, la tasa de conversión por etapa, la estacionalidad, etc. ¿La ventaja? Cada empresa puede afinar su método de previsión de ventas utilizando sus propios indicadores clave.

Herramientas de previsión

Modelo cualitativo o cuantitativo, enfoque clásico o previsión renovable Nada de esto sería posible sin las herramientas adecuadas. Las que captan los datos pertinentes, especialmente de fuentes primarias -información recabada directamente de clientes potenciales, clientes y partes interesadas-, con el fin de predecir su comportamiento futuro.

El más conocido y utilizado es CRM (Salesforce, ¿le suena?). Se trata de un software de gestión de las relaciones con los clientes, esencial para registrar, seguir y analizar las interacciones entre la empresa y sus usuarios, y aprovechar así cualquier oportunidad de negocio. Luego está el clásico entre los clásicos: la buena y vieja hoja de cálculo Excel, ahora más común en su forma colaborativa ( Google Sheet en Drive), una herramienta perfecta para crear cuadros de mando dinámicos y visualizar datos. También hay soluciones más innovadoras, como las herramientas de análisis predictivo que, literalmente, leen el futuro de un mercado o sector determinado, y anticipan las ventas y/o el volumen de negocio de una empresa (ejemplos: Adobe Analytics o Sinequa).

Por último, existen herramientas complementarias que no realizan previsiones, sino que optimizan las previsiones de ventas gracias a insights hiperpuntuales. Es el caso de Modjo, una tecnología de inteligencia conversacional que utiliza la IA para extraer datos relevantes de las conversaciones entre los equipos de ventas y los clientes. El resultado es una mayor productividad y eficacia estratégica, gracias a los resúmenes generados en un abrir y cerrar de ojos y a la introducción automatizada en el CRM.

Como era de esperar, la complementariedad de estos métodos y herramientas es lo que ayuda a producir una previsión de ventas óptima. Pero asegúrese de que dispone de datos concretos y utilizables. Cuanto más precisa sea la información de que disponga, más precisas serán sus previsiones de ventas.

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